Ninguém acha boa ideia ocupar boa parte do dia em reuniões, todos os dias, mas desde o início do trabalho remoto na era pandémica, muitas pessoas têm vindo a fazer exatamente isso. Um calendário cheio de videoconferências com a equipa virtual pode parecer uma espécie de limbo: um estado de tagarelice indefeso sobre o que precisa de ser feito, mas não está a ser feito... porque está demasiado ocupado em reuniões.
A Microsoft tem vindo a estudar a forma como as pessoas trabalham e colaboram através da investigação, inquéritos e análises sobre a forma como os clientes utilizam as suas ferramentas. De acordo com esta pesquisa, existem formas de as equipas se reunirem com menos frequência, mantendo o sentimento de envolvimento e plena integração. Eis as sete estratégias que a Adecco Portugal sugere para alcançar este objetivo:
#1 Faça a si próprio esta pergunta: é mesmo necessário convocar uma reunião?
Sente que está a ter reuniões com mais frequência do que nunca? Muito provavelmente, está! Um estudo anónimo da atividade das equipas Microsoft entre fevereiro e gosto de 2020 mostrou um aumento de 55% no número de reuniões e chamadas por semana, impulsionado pela mudança para trabalho remoto durante a COVID-19. Foi uma tentativa compreensível de permanecer ligado, e provou ser insustentável.
Ficou claro que o trabalho não começa nem termina com uma reunião. A colaboração, e o avanço do trabalho é simultaneamente síncrona e assíncrona. Muitas vezes, as equipas podem fazer o mesmo trabalho mais rapidamente e de forma mais conveniente quando as pessoas intervêm de forma assíncrona, através da colaboração de documentos, por exemplo, ou nos canais das equipas.
Quando precisar de se reunir, não se esqueça de atribuir papéis (líder, apresentador, anotador) e comunicar o(s) objetivo(s) da reunião no convite. E se for difícil articular o objetivo, reconsidere se é mesmo necessário convocar uma reunião.
#2 Cuidado com a "reunião do milhão de euros"
A sua organização realiza reuniões regulares e longas? As empresas devem considerar essa combinação: é dispendiosa. Enquanto reúne, os colaboradores envolvidos no encontro virtual têm as suas tarefas suspensas e por vezes só conseguem recuperar trabalhando, desnecessariamente, horas a mais para cumprirem prazos.
Há duas soluções possíveis: talvez não seja possível evitar uma reunião longa, mas vale a pena reequacionar a sua periodicidade; ou então manter a mesma periodicidade, mas reduzir o tempo de reunião.
#3 Ser intencional sobre o tempo despendido com a equipa virtual
Numa reunião virtual está a testar o foco dos colegas de trabalho: após cerca de 30 a 40 minutos de concentração, a fadiga começa a instalar-se. Algumas conversas requerem realmente uma hora. Mas quando possível, limitar as reuniões a 25 - 50 minutos, para que as pessoas tenham tempo para descomprimirem entre reuniões. Se precisar de mais tempo, crie um intervalo de 5 minutos. Dê ao seu cérebro – e ao da sua equipa – tempo para recarregar.
#4 Manter a cultura viva (e divertir-se)
A despedida da empresa, o retiro anual, a festa de férias... provavelmente não comemorou nenhuma delas presencialmente em 2020 e 2021. Contudo, existem algumas maneiras de manter viva a cultura da empresa, ou mesmo criar novas tradições, durante este período sem precedentes.
Seja criativo e aproveite para inovar dentro da cultura da empresa: pode ser difícil, mas este período é uma oportunidade para tal.
#5. Compreender a Síndrome de FOMO (Fear of missing out) e resistir
É provável que esteja a assistir a reuniões onde a sua presença não é necessária. O medo de perder algo, ficar de fora e falhar é um sentimento real. Permita-se a si e aos seus colegas de equipa faltar a reuniões não essenciais. E pedir a alguém que tome notas claras e concisas para que toda a equipa leia mais tarde. Quando as pessoas sabem que podem recuperar rapidamente, estão menos preocupadas em perder algo.
Outra opção pode ser seguir a reunião através de um chat do canal Equipas, ouvir a gravação da reunião, ou ler a transcrição quando for conveniente. Depois de algumas reuniões perdidas, se começar a detetar nas notas apontamentos que o fazem querer estar presente, então deve comparecer. Mas, caso contrário, qual é a melhor reunião que existe? Aquela a que não tem de comparecer.
#6 Privilegiar reuniões pessoais e significativas em detrimento de reuniões longas e recorrentes
"Viu o jogo ontem à noite?" "Experimentou o novo restaurante da esquina?” Estes breves momentos de conversa de escritório podem parecer superficiais, mas foram profundamente perdidos no mundo do trabalho remoto e híbrido e a verdade é que ajudam a consolidar as ligações entre os colegas. Numa sondagem Microsoft efetuada em seis países, quase 60% dos inquiridos sentem-se menos conectados aos seus colegas desde o início da pandemia: tal pode parecer paradoxal dada a sobrecarga de reuniões, mas as reuniões de grupo não podem substituir as trocas entre colegas.
As interações informais constroem confiança e boa vontade; constroem capital social. E esse capital social e ligação está associado a um vasto leque de benefícios, desde a satisfação no trabalho ao bem-estar. Em situações de trabalho remoto, as pessoas têm de trabalhar mais para ter conversas casuais (mas essenciais).
Experimente esta regra: para cada três reuniões de grupo não essenciais que recusar, marque uma reunião individual com um membro da sua equipa, um colega, ou alguém de outra equipa. E não se esqueça de comunicar com os colegas de trabalho que se juntaram virtualmente e completamente à conversa casual no início.
#7. Estabelecer limites com a equipa virtual
É tentador dizer sim às reuniões de equipa virtuais tardias, quando as suas viagens diárias são maioritariamente entre o escritório em casa e a cozinha. Mas num período sobrecarregado de reuniões virtuais, é fundamental respeitar alguns limites. Não se esqueça de estabelecer paragens rigorosas, não só na duração das reuniões, mas também nos dias e horas de trabalho. E trabalhe sobre si mesmo.