Em nenhum momento a formação (e não só, mas especialmente) de um funcionário deve começar com uma frase do tipo: "Sem ofensa, provavelmente nem sequer estava ciente disto, mas...". Independentemente das palavras que se seguem, o orador já comunicou uma atitude com uma pitada de desdém que pode ter um impacto muito negativo num profissional pouco experiente ou recém-chegado a uma organização.
O erro de utilizar frases desanimadoras é potencialmente destrutivo, especialmente no local de trabalho. A Adecco Recrutamento Especializado identifica as cinco expressões mais comuns a evitar e as abordagens diferenciadoras para comunicar de forma positiva o que pretende transmitir a um colega ou membro da equipa que gere diretamente.
Seguem-se as cinco frases desencorajadoras mais comuns em qualquer local de trabalho; uma vez propostas as alternativas para motivar a equipa, o ambiente de trabalho e a produtividade tendem a melhorar.
#1 "Isso é uma perda de tempo"
Um exemplo onde se pode empregar este tipo de frases desencorajadoras é quando se vê um colaborador a trabalhar numa tarefa ou projeto que não está relacionado com os objetivos e prioridades atuais da equipa. O que a outra pessoa entende quando ouve este comentário é algo do género: "Acho que não sabe o que está a fazer. Não respeito as suas ideias, por isso vou despedi-lo ".
Pode dar-lhe um novo enfoque ao iniciar a conversa da seguinte forma: "Conte-me: o que está a tentar alcançar?". Fazer perguntas adicionais para ajudar a pessoa a perceber que as suas ações podem não produzir o resultado esperado é o caminho mais adequado, aproveitando para ser didático e valorizando a iniciativa que pode efetivamente ser útil noutro contexto.
#2 "Provavelmente não sabe disto, mas..."
Expressão comum quando se observa um profissional a cometer um erro que sabe que não cometeria se soubesse uma peça chave de informação adicional. O que a outra pessoa realmente ouve: "Eu sou o chefe e sei mais do que tu".
Pode dar a volta a uma situação destas, enfatizando a sua própria oportunidade perdida de manter toda a equipa informada. Assim, será preferível começar por pedir desculpa: "Desculpe, esqueci-me de lhe falar sobre este assunto". Fará com que a pessoa se sinta mais incluída, apoiada e validada, dependendo da ênfase que colocar. O truque é certificar-se de que a outra pessoa sente que a ausência de informação é que é a razão que está na fonte do erro.
#3 “Não posso ajudá-lo nisso…”
Esta frase desanimadora pode surgir quando um colaborador faz perguntas ou pede ajuda num projeto ou tarefa que não deveria ser da sua responsabilidade. A interpretação da outra pessoa de "Não posso ajudá-lo" é "Não estou interessado em ajudá-lo a obter a informação de que necessita".
Pode dar a volta a esta situação ajudando o colaborador a entrar em contacto com a pessoa certa para o ajudar numa questão particular. Por exemplo, pode dar-lhe um número de telefone de alguém que conhece ou de um membro de outra equipa tal como, "Isso é algo que nunca fiz, mas sei que o António Mendes tem muita experiência nessa área. Gostaria que falasse com ele, deixe-me ligar-lhe para iniciar este contacto".
#4 "Sem ofensa, mas..."
Esta frase é muito clássica quando confrontada com situações em que um colaborador diz ou faz algo que o líder de equipa ou o colega mais experiente sabe que está errado, o que resulta provavelmente da sua ingenuidade ou inexperiência. O que a outra pessoa realmente ouve é: "Disse ou fez algo estúpido e eu estou prestes a insultá-lo".
Oriente a sua resposta de forma diferente. Se discordar de algo que a pessoa diz, responda com "discordo por causa de...". Se o funcionário fez algo incorretamente, comente algo do género: "Compreendo porque é que pensou que essa era a melhor solução. Mas da próxima vez, prefiro que o faça desta forma".
#5 "Não tem importância, faço eu!"
O erro ou inexperiência de um funcionário irá causar-lhe mais trabalho, por isso pensa que é melhor se for o líder o colega mais experiente a executar a tarefa em causa. Quando confrontado com este tipo de afirmação desencorajadora, o que a pessoa interpreta é mais semelhante a: "Não confio em si para tratar deste assunto e não quero perder tempo a ser o seu mentor ou treinador".
Primeiro é preciso ter consciência que se não passar por um processo de mentoria, provavelmente esse colaborador não vai aprender a fazer a tarefa bem, o que a longo prazo irá sobrecarregá-lo mais de trabalho. Para melhorar a situação, tente assumir temporariamente a tarefa, com a promessa de explicar mais tarde o que correu mal. Pode optar por dizer: "Não lhe dei tempo suficiente e/ou informação. Deixe-me assumir a partir daqui. Depois, quando eu terminar, podemos discuti-lo para que saiba como fazê-lo da próxima vez".
Ou pode sugerir e ajudar a fazer um plano no momento. A pior parte da utilização desta frase, como gestor ou colega experiente, é que deixa todo o trabalho nas suas mãos. É muito mais eficaz parar por um momento e analisar exatamente o que o colaborador direto pode fazer e como pode colmatar a lacuna. Empodera toda a equipa.